İşletme Projesi Nasıl Hazırlanır? Örnek Kalemler ve 7 Sık Yapılan Hata

İşletme projesi, bir apartman veya sitenin bir yıllık bütçesidir. İyi hazırlanmış bir proje, yıl boyunca yaşanacak tartışmaların çoğunu baştan bitirir; kötü hazırlanmış bir proje ise her ay yeni bir "bu para nereye gitti" sorusu üretir. İşin iyi tarafı, iyi bir işletme projesi hazırlamak zor değil — sadece disiplinli olmayı gerektiriyor.

Adım 1: Geçen yılın gerçekleşen giderlerini çıkarın

Yeni bütçe tahminle değil, veriyle başlar. Son 12 ayın banka ekstresini ve fatura klasörünü açın, her harcamayı bir kaleme yazın. Bu çalışma bittiğinde elinizde binanın gerçek maliyet fotoğrafı olur.

Adım 2: Kalemleri sınıflandırın

Tipik bir site bütçesinde şu kalemler bulunur:

Gider kalemi	Niteliği	Yaygın dağıtım ölçüsü
Personel (güvenlik, temizlik, teknik)	Sabit	Eşit
Ortak alan elektriği	Değişken	Eşit
Su ve atık su	Değişken	Sayaç / eşit
Asansör bakım sözleşmesi	Sabit	Arsa payı
Asansör periyodik kontrolü	Yıllık	Arsa payı
Jeneratör bakım ve yakıt	Karma	Arsa payı
Havuz ve peyzaj	Mevsimsel	Eşit / arsa payı
Isıtma (merkezi sistemde)	Değişken	Pay ölçer okuması
Sigorta (DASK, ortak alan)	Yıllık	Arsa payı
Yönetim hizmet bedeli	Sabit	Eşit
Beklenmeyen giderler payı	Rezerv	Bütçenin %5–10'u

Adım 3: Dağıtım ölçüsünü bilinçli seçin

Kat Mülkiyeti Kanunu, yönetim planında aksine hüküm yoksa ortak giderlerin arsa payı oranında paylaşılmasını öngörür. Ancak uygulamada birçok bina, kalem bazında farklı ölçüler kullanır: personel gideri eşit, asansör bakımı arsa payı, ısınma sayaç okuması gibi. Önemli olan, seçtiğiniz yöntemin yönetim planına uygun olması ve işletme projesinde açıkça yazılmasıdır.

Adım 4: Aylık avansa dönüştürün

Yıllık toplam gideri 12'ye bölüp bağımsız bölümlere dağıttığınızda aidat çıkar. Yıl içinde yoğunlaşan giderler (havuz, ısınma) varsa iki seçeneğiniz vardır: yıla eşit yaymak ya da mevsimsel farklı aidat belirlemek. Eşit yayma tahsilat açısından daha istikrarlıdır.

Yöneticilerin en sık düştüğü 7 hata

1. Enflasyonu tek oranla geçmek. Personel gideri asgari ücret artışına, enerji tarifeye, bakım sözleşmesi kendi zam hükmüne bağlıdır. Hepsine aynı yüzdeyi uygulamak yıl ortasında açık verdirir.

2. Rezerv ayırmamak. Bütçenin %5–10'u kadar bir beklenmeyen gider payı olmayan bina, ilk arızada ek tahakkuk tartışmasına girer.

3. Tahsilat kaybını hesaba katmamak. Hiçbir binada tahsilat %100 değildir. Gerçekçi bir tahsilat oranı varsaymak bütçeyi ayakta tutar.

4. Devir bakiyesini göstermemek. Önceki yıldan devreden kasa ve alacaklar projede görünmezse kat malikleri haklı olarak "para nerede" diye sorar.

5. Dağıtım ölçüsünü yazmamak. "Aidat 3.500 TL" demek yetmez; hangi kalemin hangi ölçüyle dağıtıldığı yazılmalıdır.

6. Genel kurul onayını atlamak. 2026'daki mevzuat değişikliğinden sonra bu, sadece usul meselesi değil geçerlilik meselesidir.

7. Tebliğ etmemek. Onaylanan proje kat maliklerine tebliğ edilmemişse, gecikme tazminatı ve icra takibi zemini zayıflar.

Örnek: 40 daireli bir sitede bütçe iskeleti

Rakamlar binadan binaya değişir, ama oranlar şaşırtıcı biçimde benzer. Aşağıdaki dağılım, havuzsuz ve merkezi ısıtmasız orta ölçekli bir site için tipik bir tabloyu gösterir:

Kalem	Bütçedeki payı	Notlar
Personel (güvenlik + temizlik + teknik)	%45–60	Asgari ücret artışına doğrudan bağlı; en riskli kalem
Enerji (ortak elektrik, su)	%10–18	Tarife artışlarını yıl içinde izleyin
Bakım sözleşmeleri (asansör, jeneratör, yangın)	%8–14	Sözleşmelerdeki zam hükümlerini önceden okuyun
Sigorta ve zorunlu kontroller	%3–6	Yıllık ve öngörülebilir
Peyzaj, haşere, sarf malzeme	%4–8	Mevsimsel dalgalanır
Yönetim hizmet bedeli	%5–10	Kapsamla birlikte değerlendirilmeli
Beklenmeyen gider rezervi	%5–10	Olmadığında her arıza ek tahakkuk demektir

Personel kaleminin bütçenin yarısına yakınını oluşturması, bir sonraki yılın aidatını en çok neyin belirlediğini de açıklar: asgari ücret artışı açıklandığında sitenizin bütçesinin yarısı yeniden hesaplanır. Bu nedenle işletme projesini aralık ayında değil, asgari ücret açıklandıktan sonra kesinleştirmek daha sağlıklıdır.

Ek bütçe ne zaman gerekir?

Yıl içinde öngörülemeyen büyük bir gider çıktığında — çatı yalıtımı, kazan değişimi, cephe onarımı, asansör revizyonu — mevcut işletme projesi bunu karşılamaz. Bu durumda izlenecek yol, kat malikleri kurulundan ek bütçe kararı almaktır. Kararın içinde şunlar yer almalıdır: işin kapsamı, alınan tekliflerin özeti, toplam tutar, dağıtım ölçüsü ve ödeme takvimi (tek seferde mi, kaç taksitte mi).

Ek bütçeyi genel kurul kararına dayandırmadan tahakkuk etmek, tahsilat aşamasında itirazla karşılaşır ve çoğu zaman icra takibini de zayıflatır.

Küçük bir kontrol listesi

• Geçen yılın gerçekleşen giderleri kalem kalem çıkarıldı mı?

• Her kalem için dağıtım ölçüsü yazıldı mı?

• Devir bakiyesi ve tahsil edilemeyen alacaklar gösterildi mi?

• Rezerv payı eklendi mi?

• Ödeme günü ve gecikme tazminatı oranı belirtildi mi?

• Genel kurul gündemine ayrı madde olarak konuldu mu?

• Onaydan sonra karar defterine işlenip tebliğ edildi mi?

Yönettiğimiz binalarda işletme projesini her yıl gerçekleşen gider verisiyle sıfırdan kuruyor, kat maliklerine kalem bazında gerekçeli olarak sunuyoruz. Binanızın bütçesini birlikte gözden geçirmek isterseniz 0543 940 92 66.